SAP SDモジュールは、企業の販売業務を管理し、統合するモジュールです。SDモジュールは主に引合登録、見積登録、受注登録、出荷登録、出荷確認、請求登録の6つのプロセスで構成されています。本記事では請求業務で生じる課題について解説します。

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実際の案件で課題特定を迅速に行うことにも繋がるため、企業で生じる課題について理解しましょう。

請求業務とは

企業の販売業務における請求業務は、企業が顧客に対して請求書を送付し、支払いを管理するプロセスです。請求業務は一般的に次のようなフローをたどります。

①金額の確定

取引内容や請求方法に基づいて、顧客への請求金額を決定するプロセスです。請求方法には請求タイミングの違いによって「締め請求」と「都度請求」の２種類が存在します。

・締め請求（与信取引）
一定期間（1か月や4半期）の取引金額を集計し、合計金額をまとめて請求します。例えば、ある顧客が1月1日から1月31日までに購入した商品の総額を合計し、翌月に合計金額を一括で請求します。

・都度請求
取引やサービス提供の都度、請求書を作成して顧客に送付します。例えば、ECを行う業者は顧客が商品を注文するたびに金額を請求します。

一般的に、信用のある顧客との長期的な取引は締め請求が使用され、一度限りの取引や規模が小さい取引は都度請求が使用されます。また、どちらの請求方法でもトラブル防止のために金額確定のタイミングは顧客と事前に擦り合わせる必要があります。

①で確定した取引内容に基づいて、請求書を作成します。請求書とは、取引先に提供した商品やサービスの対価を請求する文書です。ExcelやWordで作成、市販の請求用紙に手書きで記入、市販のソフトウェアやクラウド会計ソフトで作成等の手段で作成されます。

請求書には以下の項目が記載されます。

請求書の作成に法的な義務はありませんが、トラブルを予防するために取引を証明する書類として作成されることが一般的です。
また、作成した請求書は社内で承認する必要があることが一般的です。

作成した請求書を顧客に送付するプロセスです。
送付の際には宛先と内容が一致するかの確認や、トラブル防止のための押印や電子署名が必要です。送付方法は、郵送、電子メール、オンライン請求システムなどがあります。

顧客からの支払いが企業の銀行口座に期日までに入金されたか確認します。
請求書通りに入金された場合、次の消込処理のプロセスに移ります。
請求書と入金の内容に矛盾があった場合や支払い期限までに入金がない場合、企業は顧客に通知を送付します。通知には電話やメール、書類の送付などが使われます。

顧客からの入金確認後、売掛金に対して消込処理を行います。
売掛金は、商品やサービスを販売した際に、顧客に代金を後から請求する権利です。消込は、勘定科目上で、債権(売掛金など)の残高を消していく作業のことです。売上を正確に計上するために必要な作業です。
売掛の発生と消込のイメージ図は以下の通りです。

支払い処理が完了した請求書や関連する文書を整理し、安全な場所に保管します。
法人税法により、当該事業年度の確定申告書提出期限の翌日から数えて7年間は保管が必須とされています。

請求業務にSAPなどの一元管理システムが導入されていない場合、次のような課題が発生する可能性があります。

請求業務は、請求する側・される側双方にとって工数の多い業務です。
そのため、請求金額計算・請求書作成等のマニュアルでの実施は多くの工数がかかります。また、営業部門と経理部門など部門間のコミュニケーションが必要な場合は、さらに多くの工数がかかります。

マニュアルでの請求金額の計算、請求金額の請求書への記入、請求書の送付は、人的ミスのリスクを高めます。誤った金額の請求は顧客からの信頼の低下も招きます。

マニュアルで請求金額の計算、請求書の作成を行う場合、データや請求書を改ざんしやすいため、横領のリスクが高まります。

請求書を印刷し、顧客に送付する場合、印刷費用、郵送費用や業務コストがかかります。また請求書は法律で定められた保管期限が過ぎるまで確実に保管しなければなりません。紙文書で請求書を扱う場合、保管するスペースが必要になり、保管スペース確保のコストがかかります。

紙文書で請求書を扱う場合、承認のための捺印をする習慣があります。また紙文書の場合、請求書の印刷、郵送の業務が発生します。そのため、完全なリモートワークを行うことが難しくなり、従業員の働き方の柔軟性が失われます。

請求業務は企業の売上に関わる重要なプロセスなので、しっかりと理解しましょう。

そもそも販売管理 SDとは…？が知りたい方はこちら！
SAPモジュール SD(販売管理)とは

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